Neste segundo post da série, vamos ver características do novo algoritmo de schedule do Portfolio for Jira 3.0 e como usar isso para criarmos cronogramas confiáveis em poucos segundos após termos as atividades. Caso tenha caído de paraquedas por aqui, não deixe de conferir nosso primeiro blog sobre o assunto aqui. E fique até o final, pois iremos falar também do webinário, que fechará essa série de conteúdos incríveis sobre o Portfolio for Jira. Agora, vamos ao que interessa!

Portfolio for Jira

O Portfolio for Jira 3.x possui um schedule que considera vários detalhes das tarefas, para criar automaticamente uma linha do tempo sensata do trabalho que é relevante para você. Com o schedule, é mais fácil identificar gargalos - isso permite que você lide com esses problemas em potencial antes mesmo que eles ocorram. Por mais prático que o agendador possa ser, você realmente não vê como isso funciona no seu trabalho de schedule. Por fim, você recebe apenas o cronograma resultante.

Com experiência e conhecimento do produto ou projeto que você esteja planejando desenvolver, agendamentos do cronograma podem ser modificados, por exemplo uma tarefa deve ser agendada antes do que foi planejado pelo schedule do Portfolio for Jira. Para isso basta você alterar as datas de inicio e fim para determinadas tarefas, alterando o que o schedule sugeriu para você.

Na nova interface melhorada do Portfolio for Jira 3.x, podemos arrastar e soltar rapidamente a posição de uma tarefa na linha do tempo, para agendar seu trabalho alterando data de início e fim. Agora vamos ver como fica o planejamento dessas tarefas na prática.

Planejamento de tarefas

Podemos agendar tarefas definindo a duração delas diretamente na sua linha do tempo, ou definindo datas de inicio e fim para estas tarefas no plano.


  1. Barra de agendamento de uma tarefa, que você pode usar para agendar a data de início e fim do trabalho

  2. Datas de destino vazias das tarefas, que você pode definir para agendar a duração do trabalho

Planejamento de tarefas filhas

Ao agendar uma tarefa filha, as datas de início e término destas tarefas são encaixadas dentro das datas da tarefa pai. Exemplo: a data de início de uma tarefa pai é setada para a data de início mais antiga das tarefas filhas, a data final é definida pela tarefa mais recente de todas as tarefas filhas.

Planejamento de tarefas conforme sprints

Devemos observar que as regras deste tópico se aplicam apenas as tarefas originárias de Boards Scrum e quando estas tarefas são atribuídas a times Scrum.

Os times Scrum trabalham em Sprints (interações) e liberam funcionalidades de forma incremental no final de cada Sprint. Quando um time e uma Sprint estão associadas a uma tarefa, podemos configurar o plano para usar as datas de inicio e fim da Sprint como padrão para datas de início e fim das tarefas que não definirmos nestes campos manualmente. Você pode ver pela imagem abaixo.

Portfolio for Jira

Exemplo de plano que as datas início e fim das tarefas seguem as datas da Sprint

Mesmo que uma tarefa esteja usando as datas da Sprint, ainda podemos alterar essas datas se necessário. No entanto, mesmo que as datas das tarefas não correspondam mais as datas da Sprint, isso não mudará a associação da tarefa a Sprint. As datas das Sprints também serão usadas no monitoramento das Releases e no acompanhamento das dependências entre tarefas.

Uso de Projetos ou Filtros como fonte de tarefas

Se um plano estiver usando projetos ou filtros, como por exemplo o de problemas, os dados da Sprint ainda serão exibidos nas tarefas correspondentes. No entanto, como os dados de uma Sprint estão associados somente ao Board, estas Sprints são exibidas com external sprint ao lado delas, onde esta informação indica que a Sprint não está diretamente associada ao projeto e filtro de tarefas. Veja pelo print abaixo.

Portfolio for Jira

No exemplo acima o plano foi criado com o projeto Aplicativo IOS como origem das tarefas. No Jira Software o projeto IOS App possui um Board Scrum, neste Board a Sprint Koala esta ativa e dura 2 semanas. Quando criamos um plano usando o projeto IOS App como fonte de tarefas, temos o seguinte comportamento no plano:

  • O Portfolio for Jira não pode associar nenhum dado da Sprint vinculada às tarefas do Plano, por isso ele criará uma equipe específica para o plano de nome IOS App (IOS). Esta equipe é apenas local para o plano criado. Exatamente por isso que vamos ver as tarefas atribuídas a um time externo - o time IOS App (IOS);
  • Também por causa do uso do Projeto como fonte de dados, o Portfolio exibirá a sprint Koala como uma sprint externa;
  • Por estes motivos é altamente recomendável que usemos Boards como fontes de tarefa em nosso planos que envolvam Scrum, pois isso permitirá que o Portfolio for Jira associe os dados da Sprint as tarefas do plano e estas Sprints não serão mais exibidas como externas.

Portfolio for Jira

Uso do planejamento automático

Antes de falarmos um pouco sobre agendamento automático, ou auto-scheduling, no Portfolio for Jira, é importante observarmos algumas diferenças no uso deste recurso comparado a versão anterior.

TécnicaLive plans (versions 2.0 to 2.27)Portfolio 3.x
Planejamento de
Tarefas não estimadas
Se uma tarefa não estimada for atribuído
a uma Release, o schedule usará as datas
da Release para agendá-la por padrão
Por padrão o Schedule usa as datas de meta (Target dates)
para agendar as tarefas não estimadas.
Para tarefas não estimadas atribuídas a uma Sprint, Release ou
Time os valores para os campos (Target dates) persistirão independentes
das configurações de auto schedule definidas.

Sprints, teams e releases

Podem ser ignoradas por tarefas explicitamente
setadas
Podem ser ignoradas no auto schedule, dependendo de como as configurações
de auto schedule forem definidas.
Número máximo de pessoas
associadas a uma tarefa
Você pode configurar quantas pessoas
podem ser atribuídas a uma tarefa.
Somente uma (1) pessoa pode ser designada a uma tarefa.
Time Zone do PlanoDepende de como está configurado no plano.
As opções disponíveis incluem o fuso horário
do plano, o fuso horário do sistema ou
o horário universal coordenado (UTC).
O UTC é usado para todos os casos.
Data de início, atribuições
de recursos, estágios e skills
Tudo isso é levado em consideração
quando as tarefas são calculados.
Esses detalhes não estão mais disponíveis na interface do
Portfolio 3.x e não têm impacto quando as tarefas
são agendadas automaticamente.
Data de ingresso no recurso,
datas de saída e disponibilidades
Tudo isso é levado em consideração
quando os problemas são calculados.
Esses detalhes não estão mais disponíveis na interface do
Portfolio 3.x e não têm impacto quando as tarefas
são agendadas automaticamente.
Auto-scheduling de ProgramasO cálculo de cada plano é agregado ao
nível do programa.
O cronograma do programa é derivado das datas,
sprints e lançamentos de cada plano no programa.

Auto-scheduling: melhorias na Interface

Com os aprimoramentos na nova interface você pode optar por:

  • Agendar manualmente as datas arrastando e soltando as barras de agendamento na linha do tempo;
  • Agendar automaticamente o trabalho, permitindo que o Portfolio for Jira agende o trabalho com base em detalhes definidos nas tarefas. As alterações automáticas serão exibidas em listras roxas na visualização. Podemos optar por aceitar ou não estas alterações, se aceito elas serão aplicadas no plano. Confira abaixo.

Portfolio for Jira

Com auto schedule das tarefas no plano, o Portfolio for Jira considera vários fatores para o agendamento ideal para seu time:

  • como as suas equipes trabalham, com interações de Sprint (Scrum) ou com fluxo contínuo de tarefas diárias (Kanban);
  • para equipes Scrum, as atribuições de Sprint das tarefas são no Plano;
  • a sequência das tarefas são com base nas datas de inicio de fim;
  • a ordem das tarefas no backlog;
  • as dependências entre tarefas do plano;
  • o número de membros do seu time, que determina quanto trabalho pode ser realizado de forma paralela.

Portfolio for Jira

Definindo configurações do auto-schedule

Você pode definir as seguintes configurações do auto-schedule:

  • quais campos (sprint, releases e times) podem ser substituídos por valores definidos automaticamente e como estes campos serão substituídos pelos valores gerados automaticamente: se apenas campos vazios ou todos os campos serão substituídos.

Portfolio for Jira

No exemplo acima, ao programar automaticamente seu plano, você permite que o agendador automático substitua os valores das Sprints e Releases sempre. No entanto o valor do campo dos Times podem ser substituídos somente em tarefas que não possuem Time setados.

Priorizando tarefas

Para priorizar o trabalho de suas equipes você pode mover uma tarefa para uma linha superior ou inferior na seção de escopo do seu plano. Esta ação irá mover a posição da tarefa na seção de escopo como na linha do tempo.

Portfolio for Jira

Na seção de escopo, quando você move uma tarefa com tarefas filhas, as mesmas se movem com a tarefa pai. No entanto se mover uma tarefa filha individualmente, somente ela se moverá. A classificação das tarefas filhas é independente do ranking das tarefas pai, se alterarmos o rank dos Epics, o ranking das tarefas filhas permanecerá o mesmo. Isso é útil, especialmente se suas equipes classificam suas tarefas nos Boards(Quadros) Scrum do Jira Software.

Ao programar automaticamente um plano, como você classifica as tarefas pai não terá interferência na ordem de classificação das tarefas filhas correspondentes no Rank do Jira Software.

Conclusão

Com Portfolio for Jira 3.x ficou mais simples e intuitivo o uso do auto scheduling e com ele conseguimos ter um cronograma mais assertivo baseado na capacidade e disponibilidade dos membros do time, na ordem das tarefas no plano, links de dependências, Sprints e Releases. Após ele montar o plano observando estas variáveis, podemos manualmente ajustar o agendamento de inicio e fim de determinadas tarefas conforme nossa necessidade e assertividade como conhecedores do projeto que estamos gerenciando.

Como você pôde perceber, essa segunda parte do blog foi mais técnica e por esse motivo (além de alguns a mais) nós realizamos um webinário para demonstrar na prática todo o conteúdo que foi abordado nessa série de publicações sobre o Portfolio for Jira 3.0. Para você ter acesso a esse conteúdo e ao webinário, basta clicar aqui!


Esperamos que tenha gostado desse conteúdo!


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